Fotografier & dokument
Låt familjens material stå i centrum.
Fotografier, album, brev, inskannade handlingar och andra dokument är kärnan i ett JFA-arkiv. Personer och släktforskning ger materialet sammanhang.
Fotografier
Ett fotografi i JFA är mer än en uppladdad bild. Det kan beskrivas, kopplas till personer, placeras i album och presenteras som en del av familjearkivet.
När du lägger till eller redigerar fotografier bör du använda den information du faktiskt känner till. Ett användbart arkiv kräver inte att varje fält är ifyllt innan ett fotografi kan bevaras.
Börja med det material du värdesätter mest.
En mindre, väl beskriven samling är ofta mer användbar än att importera tusentals filer innan personerna och sammanhanget runt materialet har identifierats.
Vilka syns faktiskt på fotografiet?
JFA skiljer mellan personer som faktiskt syns på fotografiet och personer som är kopplade till det på något annat sätt.
På bilden
Personer på fotografiet
Använd detta för personer som faktiskt syns på bilden.
Dessa kopplingar används när JFA skapar fotovisningar och gallerier för personer.
Personer kopplade till fotografiet
Använd detta när en person är viktig för sammanhanget men inte faktiskt syns på bilden.
Ett fotografi av ett hus kan till exempel vara kopplat till familjen som bodde där även om ingen av dem syns på bilden.
Om någon syns på bilden, markera personen som avbildad.
Markeringen som avbildad har företräde. Normalt behöver samma person inte markeras både som avbildad och enbart relaterad.
Hitta personer när du taggar material
Personväljare i JFA är sökbara. Börja skriva ett namn för att begränsa listan i stället för att manuellt bläddra igenom alla personer i arkivet.
Sökningen finns i de huvudsakliga fotoflödena och vid personval i album, vilket gör gränssnittet praktiskt även när arkivet innehåller många personer.
Album
Med album kan du skapa meningsfulla grupper av fotografier utan att ändra de underliggande fotoposterna.
GRUPPERA
Bygg en samling
Skapa album kring en händelse, plats, släktgren, tidsperiod eller något annat användbart tema.
ORDNING
Bestäm ordningen
Ordna fotografierna i den följd som bäst berättar historien i stället för att enbart förlita dig på uppladdningsdatum.
KOPPLA
Behåll kopplingen till personer
Albumflöden kan återanvända samma personinformation som kopplar enskilda fotografier till familjearkivet.
Dokument och inskannat material
Dokumentposter i JFA är avsedda för brev, handlingar, inskannade dokument, PDF-filer och liknande arkivmaterial som blir mer användbart med en beskrivning och ett familjesammanhang.
En dokumentpost kan innehålla en fil eller flera delar. Arkivposten innehåller den gemensamma beskrivningen medan filerna utgör det material som faktiskt bevaras.
En fil
Ett enskilt dokument
En enskild PDF-fil eller annan fil som stöds kan presenteras direkt som dokumentets material.
Flera filer
Ett dokument i flera delar
Flera inskanningar eller filer kan höra till samma arkivdokument och samtidigt visas individuellt som separata delar.
PDF och nedladdning av flera filer
Hur nedladdningen fungerar beror på hur dokumentet är uppbyggt.
En PDF-fil
Ett dokument som består av en enda PDF-fil kan erbjuda PDF-filen direkt för nedladdning.
Flera filer
Ett dokument som innehåller flera filer kan laddas ner tillsammans som ett ZIP-paket.
Enskilda delar
Delarna är främst avsedda att visas och bläddras igenom i dokumentet snarare än att fungera som ett separat nedladdningssystem för varje del.
Beskriv dokumentet, inte bara filen
Ett filnamn som scan0042.pdf säger nästan ingenting till framtida läsare. Använd arkivposten för att beskriva vad materialet är och varför det är viktigt.
- Ge dokumentet en meningsfull titel.
- Lägg till en beskrivning eller sammanfattning av innehållet.
- Registrera relevanta datum och platser när de är kända.
- Koppla materialet till de personer det berör.
- Registrera proveniens och rättighetsinformation när sådan finns.
Källor och proveniens
JFA innehåller valfria proveniensfält så att viktig källinformation kan följa med arkivmaterialet i stället för att försvinna i personliga anteckningar.
Ursprunglig URL
Registrera var digitalt material ursprungligen kommer ifrån när det finns en källa på nätet.
Skapare
Registrera fotograf, författare eller annan känd skapare.
Institution
Registrera arkiv, bibliotek, museum eller annan institution som är kopplad till källan.
Rättigheter
Bevara tillgänglig information om upphovsrätt, licens eller andra rättigheter tillsammans med materialet.
Digitaliserat av
Registrera vem som skannade eller digitaliserade det fysiska materialet när den informationen är relevant.
Delat av
Registrera den släkting eller annan person som bidrog med den digitala kopian när det är relevant.
Okänt är bättre än påhittat.
Proveniensfälten är valfria. Lämna information tom när den inte är känd i stället för att göra ett antagande till arkivmetadata som senare kan misstas för ett faktum.
Ett praktiskt arbetsflöde
1
Bevara filen
Lägg till fotografiet eller dokumentet i JFA innan detaljer om sammanhanget glöms bort.
2
Beskriv det du vet
Lägg till en användbar titel, beskrivning, datum, platser och proveniens utan att gissa information som saknas.
3
Koppla personerna
Identifiera personer som syns på bilden och lägg separat till personer som endast hör till det vidare sammanhanget.
4
Organisera när det är användbart
Lägg fotografier i album och håll samman relaterade dokumentdelar när det gör materialet enklare att utforska.
5
Granska besökarvyn
Titta på materialet så som en släkting ser det och kontrollera att kopplingarna och beskrivningarna är begripliga utanför administrationsgränssnittet.
Privata filer
Familjefotografier och dokument kan innehålla information som inte bör exponeras genom vanliga offentliga uppladdningsadresser. JFA innehåller ett lager för privata medier och skyddade arkivfiler.
Privat lagring, åtkomstkontroller och skyddad leverans beskrivs närmare i nästa guide.
Integritet & privata medier →
Läs hur JFA håller privata arkivfiler bakom kontrollerad leverans i stället för vanliga offentliga medieadresser.